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Festivals sind da, um zu bleiben! Musik, Tanz, Sonnenschein und ein strahlend blauer Himmel - das alles gehört dazu. Die Tickets gehen weg wie warme Semmeln, aber wie funktioniert das? Möchten Sie selbst ein Festival organisieren?
Es gibt viele Aspekte bei der Organisation. Das Wichtigste bei der Organisation eines Festivals ist natürlich der Inhalt.
Welche Art von Veranstaltung oder Festival möchten Sie organisieren? Was ist das Ziel? Wer ist meine Zielgruppe? Wie viele Personen möchte ich haben? Wie soll das Festival aussehen? Ist das Festival kostenlos oder muss man für eine Eintrittskarte bezahlen? Es ist wichtig, die Antworten auf all diese Fragen in einen konkreten Plan umzusetzen. Wer, was und wann sind die Schlüsselelemente Ihres Plans. Anhand dieses Plans können Sie sehen, welche externen Parteien Sie benötigen, um all dies zu organisieren. Denken Sie an das Catering, die Unterhaltung, die Gemeinde (für die Genehmigungen) und das Personal für den Tag selbst!
Nun zu den praktischen Aspekten des Festivals, nachdem Sie den Inhalt gestaltet haben. Wo wird das Festival stattfinden und an welchem Datum? Es ist wichtig, den Standort im Hinblick auf die Kapazität und die Lärmbelastung zu berücksichtigen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Frage, ob es sich um eine Innen- oder Außenveranstaltung handelt. Je nach Art der Veranstaltung fallen unterschiedliche Kosten an. Bei einer Veranstaltung im Freien müssen Sie zum Beispiel das Wetter berücksichtigen, bei einer Veranstaltung in einem Gebäude hingegen den Ort und die Verfügbarkeit.
Wenn Sie sich für einen Termin für das Fest entscheiden, ist es wichtig, die Verfügbarkeit bei der Stadtverwaltung zu prüfen. Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, was im Vorfeld noch zu regeln ist und ob dies im geplanten Zeitrahmen möglich ist. Denken Sie auch an die Feiertage, an denen die Menschen beispielsweise nicht arbeiten, die Lieferanten aber möglicherweise geschlossen sind.
Sie wissen jetzt, welche Art von Festival Sie organisieren, wann es stattfindet und wo es stattfinden wird. Jetzt können Sie mit der Arbeit an einem Budget beginnen. Kombinieren Sie dieses Budget mit dem Plan, den Sie erstellt haben, und sehen Sie, wie hoch Ihre Ausgaben sind. Wie werden Sie diese Ausgaben finanzieren? Wie viele Eintrittskarten müssen Sie zum Beispiel verkaufen, um die Kosten zu decken? Benötigen Sie eine Förderung, damit Sie keinen Verlust machen? Sie können auch über ein Sponsoring für die Dekoration Ihres Festes nachdenken, z. B. Sonnenschirme mit ihrem Logo darauf.
Es ist wichtig, dass Sie zu Beginn viele Angebote einholen und diese gut vergleichen. Dies gewährleistet eine optimale Gewinnspanne und verhindert, dass Ihnen unnötige Kosten entstehen. Anhand der Angebote können Sie die Kosten abschätzen und damit auch bestimmen, wie teuer Ihre Festivaltickets sein müssen oder wie viel das Catering kosten darf. Es ist wichtig, dass Sie auch eine Schätzung des Umsatzes an einem solchen Festtag vornehmen.
Vorsicht ist besser als Nachsicht! Vergewissern Sie sich, dass Ihre Genehmigungen in Ordnung sind und dass Sie versichert sind, falls etwas schief geht. Für Festivals benötigen Sie oft mehrere Genehmigungen, eine Gaststättengenehmigung, eine Veranstaltungsgenehmigung oder eine Umweltgenehmigung. Tipp: Vereinbaren Sie einen Termin mit der Stadtverwaltung und beginnen Sie pünktlich! Die Beantragung einer Genehmigung nimmt einige Zeit in Anspruch und Sie erhalten sie in der Regel erst nach mindestens 8 Wochen. Nachdem Ihre Genehmigung erteilt wurde, müssen Sie noch die Werbung und Ihr Personal organisieren.
Neben den Genehmigungen, dass alles erlaubt ist, wollen Sie auch, dass alles sicher ist. Überlegen Sie, welche Art von Versicherung Sie brauchen. Die Versicherung begrenzt die Risiken bei der Organisation Ihrer Veranstaltung. Die Betriebshaftpflichtversicherung ist eine der wichtigsten Versicherungen, da die Veranstaltung nicht durch Ihre eigene Haftpflichtversicherung gedeckt ist.
Allgemeine Geschäftsbedingungen aufstellen! Welche Regeln gelten vor, während und nach Ihrem Festival? Werden die Leute ihr Geld zurückbekommen, wenn das Festival unerwartet nicht stattfinden kann?
Last but not least: Ihr Personal und die Werbung. Wie unterscheiden Sie sich von anderen Festivals und warum wollen Flexworker bei Ihrem Festival dabei sein? Die Organisation von Personal auf einem Festival kann eine ziemliche Aufgabe sein. Normalerweise haben Sie kein Personal und brauchen es nur für einen Tag oder ein paar Tage. Werden Sie dann Leute einstellen? Nein, natürlich nicht!
Fleks hat die ideale Lösung dafür und kann als Ihre Eventmanagement-Software dienen. Sie geben die zu besetzenden Schichten und die Anzahl der benötigten Personen ein, und wir verbinden Sie mit Personalvermittlungsagenturen, die das richtige Personal haben.
Zusätzlich können Sie einen Workflow einrichten, damit Ihre Mitarbeiter gut auf Ihr Fest vorbereitet sind! Mit dem Workflow legen Sie fest, welche Schritte Ihre Mitarbeiter während ihrer Schicht erledigen müssen. Ein Workflow ist immer mit einer Schicht verbunden. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Workflows für verschiedene Arten von Dienstleistungen erstellen können, z. B. für eine Bar oder einen Catering-Service. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Workflows erstellen. Sie haben die volle Verantwortung! Sie können im Workflow ein Quiz erstellen, um zu überprüfen, ob die Mitarbeiter die Unterweisung richtig gelesen haben. Am Ende ihrer Schicht können sie eine Bewertung ausfüllen, damit Sie wissen, wie sie die Arbeit fanden und was verbessert werden könnte. Schließlich können sie dann ihre Reisekosten und Arbeitszeiten angeben, so dass Sie die Vergütung zum Kinderspiel machen können!
Wie Sie oben lesen können, ist die Organisation eines eigenen Festivals eine ziemliche Herausforderung. Dank der Fleks-Personalplanungs-App müssen Sie sich keine Sorgen mehr um Ihr Personal machen. Mit Fleks behalten Sie den Überblick in Echtzeit, auch während Ihres Festivals!
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